Digitalisation : « Mutualiser les développements entre tous les acteurs du sport » (A. Dyèvre, Joinly)

Aurélie Dyèvre - © Joinly

"Depuis 2014, notre volonté chez Joinly (anciennement E-Cotiz) est d’apporter une solution aux clubs amateurs pour leur permettre d’alléger leurs tâches administratives. Avec mon associé, Jauffray Dunyach, nous avons été tous les deux très impliqués dans des clubs (en tant que dirigeant d’un club de rugby et moi-même trésorière d’un club d’athlétisme), et nous connaissons parfaitement les problématiques que ces structures rencontrent tout au long de l’année."

Une solution pensée pour soulager la partie administrative des clubs amateurs…

 "Notre solution offre aux clubs la possibilité de créer et de paramétrer leurs formulaires d’inscription, leurs tarifs, leurs réductions éventuelles, et de générer directement un mini site internet où leurs potentiels adhérents peuvent renseigner leurs informations et payer leur adhésion en une ou plusieurs fois.

Les clubs amateurs et leurs bénévoles ont souvent, notamment à la rentrée scolaire, des centaines de dossiers d’inscription, récupérés au format papier avec parfois plusieurs chèques par dossier, à retranscrire dans leur logiciel, ou pire, sur Excel, puis dans le logiciel de leur Fédération d’attache. Beaucoup de clubs amateurs sont ainsi contraints d’embaucher des intérimaires pour effectuer ces tâches. Le Paris Université Club par exemple, qui compte près de 9 000 adhérents et 30 sections sportives, recrutait de deux à trois personnes à chaque rentrée pour réaliser ces tâches fastidieuses. 

Or, ces nombreuses étapes peuvent aussi engendrer des erreurs de saisie.

Avec un formulaire rempli en ligne par les intéressés, on obtient des données fiables.

Avec un module de paiement intégré, on sécurise les paiements, on évite les pertes de chèques et on facilite le recouvrement éventuel.

Nous venons ainsi soulager les trésoriers et responsables administratifs notamment pour l’enregistrement des adhésions et des licences, lesquels n’ont plus qu’à valider les dossiers ou éventuellement demander un certificat médical et bénéficient ensuite d’un « listing de commandes » des adhérents. Pour poursuivre sur l’exemple du Paris Université Club, suite à la mise en place de Joinly pour la plupart de ses sections sportives, celui-ci n’a plus besoin de renfort pour la saisie des dossiers d’inscription à la rentrée.

Côté adhérent, notre solution répond aussi à une demande croissante puisque les parents ou les jeunes qui s’inscrivent préfèrent renseigner leurs informations et payer en ligne leur adhésion plutôt que de devoir se déplacer." 

…et axée sur trois briques (formulaire en ligne, back office de gestion et module de paiement)

"Notre solution Joinly s’articule autour de trois principales « briques fonctionnelles » :

• Un formulaire en ligne personnalisable pour permettre aux adhérents de remplir leur dossier ;

• Un back office de gestion proposé au club ;

• Un module de paiement lié à un système de porte-monnaie électronique via S-money (filiale de Natixis Payments, maison-mère de Joinly) 

En 2019, nous avons décidé de repartir de zéro avec une solution entièrement repensée, techniquement et fonctionnellement. Cela était devenu nécessaire pour pouvoir évoluer sereinement, ajouter de nouvelles fonctionnalités et répondre aux besoins croissants de nos utilisateurs. Ces derniers mois nous permettent aujourd’hui d’avoir un certain recul et il nous paraît intéressant de partager les différentes étapes que nous avons dû franchir avant de mettre en ligne Joinly."

Une idée du budget ? 

"Pour chiffrer le développement d’une solution comme Joinly, nous pouvons prendre en compte le « temps homme », qui donne un bon aperçu des coûts. Bien sûr, ce chiffrage ne prend pas en compte les compétences et les connaissances de chacun, qui peuvent faire varier énormément le temps homme engagé.

Sur le projet Joinly, nos équipes avaient l’avantage de connaitre déjà très bien nos clients, leurs attentes, la solution de départ que nous avions mise en place (E-Cotiz) et les améliorations que nous souhaitions apporter. Cela nous a permis d’aller beaucoup plus vite sur les premiers mois de conception de la solution.

Si nous prenons le projet dans sa globalité, sachant qu’il a fait intervenir les compétences de notre service commercial, support, marketing, produit et technique, nous pouvons aisément dire qu’il nous a fallu 12 mois pour 10 personnes à temps plein, sachant que nous avions une connaissance pointue de la solution cible que nous souhaitions, puisque Joinly est la continuité́ de la solution E-Cotiz sur laquelle nous avons travaillé́ durant cinq ans.

Si nous étions une société de services, le coût de développement d’une telle solution (sans la maintenance) serait situé́ aux alentours de 1,5 M€, avec une maintenance et des évolutions produit pour 900 000 euros par an."

Et si je développais ma propre solution ?

"Il nous arrive parfois d’être confrontés à des acteurs, comme certaines Fédérations sportives, qui souhaitent développer eux-mêmes une solution similaire à Joinly, préférant un produit sur-mesure et pensant que les développements sont assez simples. Malheureusement, les budgets qu’elles y consacrent sont en général trois à quatre fois moins élevés que le coût mentionné ci-dessus, ce qui ne leur permet pas d’avoir un tel outil à proposer à leurs clubs. Par ailleurs, la maintenance et les évolutions fonctionnelles d’une telle solution sont très souvent sous-estimées, et les solutions développées sur-mesure deviennent obsolètes au bout de deux à trois ans par rapport aux différentes solutions existantes sur le marché.

Si les Fédérations ont pour missions le développement de la pratique sportive sur le territoire, l’organisation des compétitions, chez Joinly, notre mission est de digitaliser le sport en développant et améliorant chaque jour notre solution. Il est primordial que l’ensemble des acteurs se fassent mutuellement confiance dans leurs expertises. Nos actions ne sont pas en opposition mais complémentaires et au service du Sport.

Nous pensons qu’il est important de communiquer/partager notre expérience sur ces sujets aujourd’hui, pour que le mouvement sportif en règle générale comprenne qu’il est important d’utiliser et de soutenir des solutions comme Joinly, qui sont développées spécifiquement pour un marché (les clubs) et pour qui l’objectif principal est d’apporter le meilleur service possible chaque année, et de le faire évoluer. Inciter à l’utilisation d’une solution comme la nôtre, c’est mutualiser les développements entre tous les acteurs du sport, et encourager les startups à proposer des solutions à moindre coût pour le sport amateur.

C’est grâce à cela, qu’à titre d’exemple, notre solution coûte entre 0€ et 180€ par an à un club, hors frais de service. Un coût relativement faible par rapport au gain de temps pour les clubs et leurs adhérents, notamment quand il est rapporté au coût global de développement d’une solution technique."